Lausuntopalvelu.fi

Nykyisin digitaalisessa muodossa olevan aineiston tallentaminen ja siihen käytettävät säilytysratkaisut ovat kunkin aineiston omistajan (arkistonmuodostaja) vastuulla. Arkistointia ohjataan erityisesti asianhallinnan kannalta mutta kaikenlaisille aineistoille, kuten rekisteritiedoille ja tutkimusaineistoille, on säilytystarpeita. Tämä on johtanut verraten pirstaleiseen toteutuskenttään, jolloin järjestelmien yhteentoimivuus ja aineistojen hyödynnettävyys on heikkoa.

Suunnittelun lähtökohtana on ollut mahdollistaa viranomaisaineistojen sähköisen säilyttämisen ja asianhallinnan kehittäminen yhtenä kokonaisuutena. Ehdotuksessa hyödynnetään arkistolaitoksen VAPA-palvelun ja opetus- ja kulttuuriministeriön PAS-palvelun kehittämisessä saatuja kokemuksia sekä olemassa olevia kotimaisia ja kansainvälisiä malleja. Suunniteltavan palvelukokonaisuuden toteutuksessa otetaan huomioon hallitusohjelman tavoitteet, julkisen hallinnon keskeiset meneillään olevat asianhallinnan kehittämisen hankkeet, yhteentoimivuuden edistäminen julkisessa hallinnossa ja tutkimuksessa sekä palvelujen koko elinkaaren digitalisoituminen, tietojen saatavuus, käyttäjien tarpeet sekä kustannustehokkuus.
 
Tässä toimeenpanosuunnitelmassa kuvataan palvelukokonaisuuden rakentamista, eri vaihtoehtoja ja vaiheistusta. Palvelukokonaisuus on määritelty tarkemmin liitteenä olevassa arkkitehtuurikuvauksessa.
 

Valtiontalouden tarkastusvirasto laati vuonna 2014 tarkastuskertomuksen sähköisen arkistoinnin edistämisestä. Tarkastuksessa havaittiin, että hallinnossa syntyvän asiakirjallisen tietoaineiston sähköinen säilyttäminen ei ole useista kehittämistoimista huolimatta päässyt kunnolla vauhtiin. Kun otetaan huomioon, että valtaosa valtionhallinnon asiakirjoista on ollut digitaalisessa muodossa neljännesvuosisadan, on tilanne huolestuttava.

Valtiovarainministeriö nimitti opetus- ja kulttuuriministeriön tukemana työryhmän syksyllä 2015 selvittämään sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuutta (SAPA). Tämän SAPA-työryhmän tavoitteena on suunnitella kokonaistaloudellisesta näkökulmasta kustannustehokas ja helppokäyttöinen yhteinen ratkaisu viranomaisaineistojen sähköiseen säilyttämiseen ottaen huomioon sekä valtionhallinnon että kuntien tarpeet.
 

SAPA (Sähköisten viranomaisaineistojen Arkistoinnin ja säilytyksen PAlvelu-kokonaisuus) -hankkeen tavoitteena on kustannustehokas ja käyttökelpoinen julkisten toimijoiden tuottamien määräajan ja pysyvästi säilytettävien viranomaisaineistojen sähköisen säilyttämisen palvelu. Palvelun avulla organisaatio voi huolehtia lakisääteisistä säilyttämisen velvollisuuksista sekä tehostaa hallinnon aineiston avoimuutta ja hyödynnettävyyttä prosessien tukena. SAPA edistää sähköiseen asianhallintaan ja arkistointiin siirtymistä julkisessa hallinnossa ja yhteisen asianhallinnan kehittämisenä yhtenä kokonaisuutena.
 

Lausunto tulee antaa viimeistään pe 4.3.
Lausuntojen perusteella työryhmä päivittää palvelukokonaisuutta ja toimeenpanosuunnitelmaa, joka julkaistaan huhtikuussa 2016.

Lisätietoja antavat:
suunnittelija Heidi Torro, valtiovarainministeriö, [email protected]
neuvotteleva virkamies Jari Kallela, valtiovarainministeriö, [email protected]