Anna lausunto
Anna tällä sivulla lausuntosi lausuntopyyntöön. Tutustu lausuntopyynnön taustatietoihin sivun yläosassa ja anna oma lausunto sen alla olevaan osioon. Samalla kun kirjoitat omaa lausuntoasi voit tarkastaa mitä muut lausunnonantajat ovat kommentoineet välilehdellä "Lausunnot". Kun lausuntosi on valmis, voit valita lähettää sen joko toiselle henkilölle hyväksyttäväksi tai lähettää sen suoraan lausuntopyynnön valmistelijalle. Samalla kun lähetät sen valmistelijalle, lausuntosi julkaistaan myös lausuntopyynnön Lausunnot-välilehdellä muiden annettujen lausuntojen tapaan. Jos lähetät lausuntosi hyväksyjälle, hän voi joko palauttaa lausuntosi valmistelutilaan tai hyväksyä ja lähettää lausuntosi lausuntopyynnön valmistelijalle, jolloin se myös julkaistaan Lausunnot-välilehdellä.
Tiedonhallintalautakunnan kommentointipyyntö säilytysaikasuosituksen liitteille taloushallinto ja hallintoasiat
Lausuntopyynnön diaarinumero: VN/30940/2022
Vastausaika on päättynyt: 31.1.2023
Lausuntopyynnön taustatiedot
Johdanto
Tiedonhallintalautakunnan tehtävänä on edistää tiedonhallintalaissa säädettyjen tiedonhallinnan ja tietoturvallisuuden menettelytapojen ja tiedonhallintalain vaatimusten toteuttamista. Tiedonhallintalautakunta ei ole tiedonhallinnan yleisviranomainen, vaan sen tehtävät liittyvät tiedonhallintalakiin. Tiedonhallintalautakunnan asettamat jaostot laativat ja ylläpitävät tiedonhallintalaissa säädettyjen vaatimusten toteuttamista koskevia suosituksia. Tiedonhallintalautakunnan suositukset eivät ole velvoittavia tai sitovia, vaan niissä ohjataan tiedonhallintayksikköjä ja viranomaisia toteuttamaan hyviin käytäntöihin pohjautuen tiedonhallintalaissa säädetyt vaatimukset. Tiedonhallintalautakunnan asettaman Asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyn jaoston toiminta on jatkumassa 31.12.2023 saakka.
Tausta
Tiedonhallintalain 21 §:ssä on kuvattu säilytystarpeen määrittämistä niille tietoaineistoille tai asiakirjoille, joiden säilytysajasta ei ole säädetty laissa.
Tavoitteet
Tiedonhallintalautakunnan asettama asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyn jaosto kerää palautetta kahden eri toimintaprosessin (taloushallinto ja hallintoasiat) suuntaa-antavista säilytysajoista. Taloushallinnon ja hallintoasioiden suositeltavat säilytysjat on tarkoitus julkaista liitteinä tiedonhallintalautakunnan Suositukselle tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä.
Toimintaprosesseja on paljon, joten suosituksen liitteet täydentyvät vielä lisää, kun eri prosessien säilytysaikoja saadaan määriteltyä vuoden 2023 aikana.
Toimintaprosesseja on paljon, joten suosituksen liitteet täydentyvät vielä lisää, kun eri prosessien säilytysaikoja saadaan määriteltyä vuoden 2023 aikana.
Linkit
https://vm.fi/tiedonhallintalautakunta - Tiedonhallintalautakunnan verkkosivut
https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2019/20190906 - Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
Liitteet:
Liite 3-suositus-tietoaineistojen-sailytysjasta-taloushallinto.xlsx - Taloushallinnon toimintaprosessin suositeltavat määräaikaiset säilytysajat
Liite 4-suositus-tietoaineistojen-sailytysajasta-hallintoasiat.xlsx - Hallintoasioiden toimintaprosessin suositeltavat määräaikaiset säilytysajat
Aikataulu
Tiedonhallintalautakunnan asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyn jaosto pyytää kommentteja ja huomioita oheisista Excel-muotoisista liitteistä kahdelle eri toimintaprosessille, taloushallinto ja hallintoasiat, 31.1.2023 mennessä.
Vastausohjeet vastaanottajille
Yksilöikää vastauksianne mahdollisuuksien mukaan esimerkiksi toimintaprosessin tai tiedon/tietoaineiston/asiakirjan nimellä Jos havaitsette puutteita, voi vastaukseen sisällyttää myös ehdotuksia kyseisen yksilöidyn kohdan täydentämiseksi.
Ehdotamme lukemaan ensin jo julkaistun Suosituksen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä ja sen jälkeen oheiset kommentoitavat suuntaa-antavat säilytysajat toimintaprosesseille taloushallinto ja hallintoasiat (Excel).
Ehdotamme lukemaan ensin jo julkaistun Suosituksen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä ja sen jälkeen oheiset kommentoitavat suuntaa-antavat säilytysajat toimintaprosesseille taloushallinto ja hallintoasiat (Excel).
Valmistelijat
Lisätietoja antavat jaoston varapuheenjohtaja Suvi Metsärinta-Lehmusvaara ([email protected]) ja sihteeri Matti Toiviainen ([email protected]).
Asiasanat
tietoaineisto
tiedonhallintalautakunta
tiedonhallintalaki
asiakirja, tiedonhallinta, asianhallinta
säilytysaika