Lausuntopalvelu.fi

Kansallisarkisto pyytää lausuntoa päätösluonnoksesta Julkishallinnon toimijoiden henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen tietoaineistojen ja asiakirjojen pysyvä säilytys. 

Lausunnon antajilta pyydetään näkemyksiä asiakirjojen sisällöstä ja sovellettavuudesta. 

Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta julkaisi 5.7.2022 suosituksen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimista säilytysajan päätyttyä. Suosituksen liitteinä on suuntaa antavia säilytysaikoja henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen asiakirjoille ja tietoaineistoille.

Kansallisarkisto on päättänyt antaa oma-aloitteisesti määräyksen henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen suosituksiin sisältyvien asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilyttämisestä eli arkistoinnista. Ratkaisuun on päädytty, koska tiedonhallintalautakunta ei voi tehdä toimijoiden (arkistolain arkistonmuodostajat) puolesta seulontaesitystä Kansallisarkistolle. Tiedonhallintalautakunnan vastuulle ei ole lainsäädännössä (tiedonhallintalaki, arkistolaki) säädetty arkistotoimen tehtäviä, kuten arvonmääritystä. Arvomäärityksen ja seulonnan vakiintuneessa toimintamallissa Kansallisarkisto määrää pysyvästi säilytettävät asiakirjat toimijoiden seulontaesitysten perusteella. 

Tiedonhallintalautakunnan asettaman säilytysaikajaoston suositustyössä mukana olevat asiantuntijat voivat kuitenkin esittää arvionsa asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistollisesta arvosta. Tiedonhallintalautakunta ei julkaise arvioita säilytysaikasuosituksessa ja sen liitteissä, vaan Kansallisarkisto huomioi arviot asiakirjojen ja tietoaineistojen arvonmäärityksessä.  

Tavoitteena on antaa määräys seulontapäätöksessä kaikille arkistolain (831/1994) § 1 momentin 1 kohtien 1–6 arkistonmuodostajille. Kansallisarkiston määräyksenantovaltuus perustuu arkistolain § 8 momenttiin 3. Arkistolaissa pysyvästi säilytettävillä asiakirjoilla tarkoitetaan lailla tai lain nojalla arkistoitavia asiakirjoja ja tietoaineistoja, jotka niiden säilytysajan päättymisen jälkeen arkistoidaan. Tavoitteena on julkaista päätös joulukuussa 2022.

Lähtökohta seulontapäätöksen valmistelulle on, että annettavassa päätöksessä määrättäisiin mahdollisimman kattavasti kaikkien toimijoiden henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen tehtävien ja toimintaprosessien ja niiden hoitamisen tuloksena muodostuvien asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistoinnista. Tärkeimpänä tavoitteena on vähentää turhaa hallinnollista byrokratiaa. Toimijat voivat sellaisenaan noudattaa Kansallisarkiston antamaa seulontapäätöstä, eikä niiden tarvitse tehdä erikseen seulontaesityksiä Kansallisarkistolle, paitsi poikkeustapauksissa, jotka avataan perustelumuistiossa. 

Toisena tavoitteena on päivittää henkilöstöhallinnon ja hankintatoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen arvonmääritys ja arkistointi vastaamaan voimassa olevan arvonmääritys- ja seulontapolitiikan menetelmiä ja kriteereitä, jotka soveltuvat digitaaliseen toimintaympäristöön ja sähköiseen arkistointiin. Aiemmin annetuissa määräyksissä ja päätöksissä on sovellettu kulloinkin voimassa olleita analogisen aineiston arvonmäärityksen ja seulonnan periaatteita, ja arvonmääritysprosessin yhteydessä ei ole aina julkilausuttu selkeästi perusteita tehdyille arvonmääritysratkaisuille.

Lausuntomenettelyn tavoitteena ei ole kartoittaa säilytysaikasuosituksesta mahdollisesti puuttuvia tehtäviä, toimintoprosesseja ja niiden hoitamisen tuloksena muodostuvia asiakirjoja ja tietoaineistoja. Kansallisarkisto perustaa päätösvalmistelun tiedonhallintalautakunnan säilytysaikajaoston tekemään tehtävien, prosessien ja tietoaineistojen kartoitus- ja määrittelytyöhön. Lausunnon vastaanottajat voivat kuitenkin halutessaan esittää huomioita päätösluonnoksesta ja säilytysaikasuosituksesta ja niiden liitteistä puuttuvista tehtävistä, toimintaprosesseista ja tietoaineistoista. Kansallisarkisto arvioi annetun palautteen perusteella mahdolliset täydennystarpeet. 

Lausunnot pyydetään toimittamaan viimeistään 4.11.2022. 

Lausunnot pyydetään antamaan vastaamalla Lausuntopalvelu.fi:ssä julkaistuun lausuntopyyntöön. Lausuntoja ei tarvitse lähettää erikseen sähköpostitse tai kirjeitse. Kaikki annetut lausunnot ovat julkisia ja ne julkaistaan Lausuntopalvelu.fi:ssä. 

Lausunnon antaakseen vastaajan tulee rekisteröityä ja kirjautua Lausuntopalvelu.fi:hin. Tarkemmat ohjeet palvelun käyttämisestä löytyvät Lausuntopalvelu.fi:n sivuilta (Ohjeet > Käyttöohjeet). Palvelun käyttöönoton tukea voi pyytää osoitteesta [email protected]. 

Lisätietoja lausuntopyynnöstä antaa johtaja Veli-Matti Pussinen, [email protected], puh. 029 533 7261.