Lausuntopalvelu.fi

Riksarkivet begär ett utlåtande om beslutsutkastet Varaktig förvaring av handlingar och informationsmaterial som bildas inom personalförvaltning och upphandlingsverksamhet hos aktörer inom den offentliga förvaltningen. 

De som lämnar ett utlåtande ombeds framföra sina åsikter om handlingarnas innehåll och tillämpbarhet. 

Observera angående de svenskspråkiga dokumenten: Informationshanteringsnämndens rekommendation om förvaringstider med bilagor 1-2 har inte ännu utkommit på svenska. Den översättning som här föreligger är inofficiell och avsedd för gallringsbeslutets remissbehandling. Terminologin kommer att förenhetligas med informationshanteringsnämndens svenskspråkiga rekommendation när den utkommit.  

5.7.2022 publicerade den offentliga förvaltningens informationshanteringsnämnd en rekommendation om förvaringstiden för informationsmaterial och om åtgärder efter förvaringstidens slut. I rekommendationen har bifogats vägledande förvaringstider för handlingar och informationsmaterial inom personalförvaltningen och upphandlingsverksamheten.  

Riksarkivet har beslutat att på eget initiativ utfärda en föreskrift om varaktig förvaring (arkivering) av handlingar och informationsmaterial som ingår i rekommendationerna för personalförvaltningen och upphandlingsverksamheten. Man har valt denna lösning eftersom informationshanteringsnämnden inte kan göra ett gallringsförslag till Riksarkivet för aktörernas (i arkivlagen arkivbildarnas) räkning. Enligt lagstiftningen svarar informationshanteringsnämnden inte för arkivfunktionens uppgifter, såsom bevarandeanalys (lagen om informationshantering, arkivlagen). I den vedertagna verksamhetsmodellen för bevarandeanalys och gallring bestämmer Riksarkivet om handlingar som ska förvaras varaktigt på basis av aktörernas gallringsförslag.  

Informationsnämnden har tillsatt en sektion för fastställande av förvaringstider. De sakkunniga som deltar i rekommendationsarbetet vid sektionen kan dock lägga fram sin bedömning av handlingarnas och informationsmaterialens arkivvärde. Informationshanteringsnämnden publicerar inte bedömningarna i rekommendationen om förvaringstider och dess bilagor, utan Riksarkivet beaktar bedömningarna vid bevarandeanalysen av handlingar och informationsmaterial.  

Målet är att meddela gallringbeslutet för alla arkivbildare som avses i 1 § mom. 1 punkterna 1–6 i arkivlagen (831/1994). Riksarkivets bemyndigande att meddela föreskrifter grundar sig på 8 § mom. 3 i arkivlagen. I arkivlagen avses med handlingar som ska förvaras varaktigt handlingar och informationsmaterial som det i eller med stöd av lag föreskrivs att ska arkiveras och som arkiveras efter att deras förvaringstid löpt ut. Målet är att meddela beslutet i december 2022.  

Beredningen av gallringsbeslutet utgår från att beslutet i största möjliga utsträckning innehåller bestämmelser om arkiveringen av alla aktörers handlingar och informationsmaterial som bildas inom personalförvaltningens och upphandlingsverksamhetens verksamhetsprocesser och uppdrag. Huvudsyftet är att minska onödig administrativ byråkrati. Aktörerna kan följa Riksarkivets gallringsbeslut som sådant och behöver inte göra separata gallringsförslag till Riksarkivet, utom i undantagsfall som anges i promemorian. 

Det andra målet är att uppdatera bevarandeanalysen och arkiveringen av handlingar och informationsmaterial som bildas inom personalförvaltning och upphandlingsverksamhet så att de motsvarar metoderna och kriterierna i den gällande bevarande- och gallringspolicyn som anpassats för en digital omvärld och för digital arkivering. I tidigare föreskrifter och beslut har tillämpats de gällande principerna för bevarande och gallring av analogt material. I samband med bevarandeanalysen har det inte alltid gjorts tydliga uttalanden om motiveringarna till resultaten av bevarandeanalysen. 

Syftet med utlåtandeförfarandet är inte att kartlägga verksamheter, verksamhetsprocesser och de handlingar och informationsmaterial som skapas vid hanteringen av dem och som eventuellt saknas i rekommendationen om förvaringstid. Riksarkivet baserar sitt beslut på det kartläggning- och definieringsarbete som sektionen för fastställande av förvaringstider gjort då det gäller verksamheter, processer och informationsmaterial. Mottagarna av begäran av utlåtande får dock, om de så önskar, lämna synpunkter på beslutsutkastet, rekommendationen om förvaringstider och de verksamheter, verksamhetsprocesser och informationsmaterial som saknas i bilagorna till dessa. Riksarkivet bedömer eventuella kompletteringsbehov på basis av responsen. 

Vi ber att utlåtandena lämnas in senast 4.11.2022. 

Vi ber att utlåtandena avges genom att svara på den begäran om utlåtande som publicerats på Utlåtande.fi. Utlåtandena behöver inte skickas separat per e-post eller brev. Alla utlåtanden som avges är offentliga och de publiceras på Utlåtande.fi. 

För att kunna avge ett utlåtande måste respondenten registrera sig för och logga in på Utlåtande.fi. Detaljerade anvisningar för användningen av tjänsten finns på Utlåtande.fi (Anvisningar > Bruksanvisningar). Stöd för att ta i bruk tjänsten kan begäras på [email protected]. 

Mer information om begäran om utlåtande lämnas av direktör Veli-Matti Pussinen, [email protected], tfn 029 533 7261.