Bruksanvisning

För att lämna in ett utlåtande eller skapa en ny begäran om utlåtande ska du registrera dig som användare och logga in i tjänsten.

Registrering i tjänsten

Du kan registrera dig i tjänsten genom att klicka på länken "Registrera" på sidans högra överkant.

Du kan registrera dig i tjänsten som företrädare för en organisation eller skapa en personlig användarprofil.

1. Om du vill lämna in ett utlåtande i ditt eget namn ska du välja "Registrera dig med Suomi.fi-identifiering" och kryssa för "Personlig profil". Då anges ditt eget namn under remissinstans.
2. Om du vill lämna in ett utlåtande som företrädare för en organisation, t.ex. såsom anställd, tjänsteman, företroendevald, ska du välja

• "Registrera dig med Virtu-koder", om din organisation använder Virtu-identifiering, ELLER
• "Registrera dig med Suomi.fi-identifiering" och kryssa för "Företrädare för en organisation".

Som remissinstans anges i detta fall i första hand din organisation. Om du vill, anges även ditt eget namn.

Efter att du har fyllt i dina uppgifter ska du klicka på "Bekräfta e-postadressen". Du får automatiskt ett e-postmeddelande med en länk till en sida där du kan bekräfta e-postadressen. Genom att klicka på länken bekräftar du att e-postadressen tillhör dig och därefter styrs du automatiskt till Suomi.fi- identifieringssidan.

Klicka på "Bekräfta registreringen" för att komma till Suomi.fi- identifieringstjänsten. Välj vilken identifieringsmetod du vill använda (bankkoder, mobilcertifikat eller certifikatkort). Efter lyckad identifiering styrs du automatiskt tillbaka till utlåtande.fi där du ska skapa ett lösenord. När du har skapat ett lösenord har du loggat in i tjänsten utlåtande.fi.

Om du är anställd hos staten eller en kommun kan du ansöka om tjänstemannabehörighet. Alla registrerade användare kan lämna in utlåtanden, men för att kunna skapa begäran om utlåtande måste användaren ha tjänstemannabehörighet.

Du kan redigera och komplettera uppgifterna i din profil genom att klicka på ditt användarnamn på sidans övre kant. Klicka på "Begär tjänstemannabehörighet för din kod" och fyll i nödvändiga uppgifter. Klicka till slut på "Be om tjänstemannabehörighet" varefter tjänstens administratörer bekräftar din tjänstemannabehörighet.

Lägg till din organisations namn, välj organisationens verksamhetsområde och klicka på "Registrera dig med Virtu-koder". Du styrs till Virtu- identifieringstjänsten, och efter att du har identifierat dig har du loggat in i tjänsten och styrs automatiskt tillbaka till utlåtande.fi. Om du loggar in med Virtu-koder får du automatiskt tjänstemannabehörighet och kan skapa begäran om utlåtande.

Redigering av egna uppgifter

Du kan redigera och komplettera uppgifterna i din profil genom att klicka på ditt användarnamn på sidans övre kant när du är inloggad i tjänsten.

På profilsidan kan du också välja vilka ämnesord du är intresserad av och då får du automatiskt ett meddelande om en begäran om utlåtande som gäller dessa publiceras i tjänsten.

Anvisning om hur det går till att lämna in ett utlåtande

Utlåtanden kan lämnas in av alla registrerade användare som loggat in i tjänsten. Du kan registrera dig i tjänsten genom att klicka på länken "Registrera" på sidans högra överkant.

• Gå in på sidan "Begäran om utlåtande" och klicka på rubriken för den begäran om utlåtande du är intresserad av. På sidan som öppnar sig ser du begärans uppgifter och frågorna som gäller ärendet.
• Om du har fått en begäran om utlåtande per e-post, ska du klicka på länken i som finns i e-postmeddelandet. Länken för dig direkt till den aktuella begäran om utlåtande på utlåtande.fi. Dela inte länken utanför din organisation, eftersom den är avsedd enbart för organisationen eller personen i fråga.
• Svara på frågorna som ställs i begäran om utlåtande > Spara och fortsätt senare ELLER > Skicka utlåtandet.
• Om du lämnar in ett utlåtande som företrädare för din organisation ska du se till att utlåtandet bereds och godkänns enligt gällande praxis i din organisation. Ansök vid behov om ett ärendenummer för utlåtandet hos din organisations registratorskontor.

• Om du lämnar in ett personligt utlåtande kan du publicera det direkt efter att du har svarat på frågorna genom att klicka på "Skicka utlåtandet utan godkännande".
• Om du lämnar in ett utlåtande som företrädare för din organisation ska du se till att utlåtandet godkänns enligt gällande praxis i din organisation. När utkastet till utlåtande är klart ska du skicka det för godkännande genom att klicka på "Skicka utlåtandet för godkännande". Den som ska godkänna utlåtandet kan godkänna och publicera det, göra ändringar i det eller återsända det för vidare beredning.
• Arkivera det godkända och publicerade utlåtandet enligt gällande praxis i din organisation.

Anvisning om hur det går till att skapa en begäran om utlåtande

Enbart organisationer inom den offentliga förvaltningen, såsom ministerier och andra statliga ämbetsverk och inrättningar samt kommuner, kan skapa en begäran om utlåtande på utlåtande.fi.

Du kan registrera dig i tjänsten genom att klicka på länken "Registrera" på sidans högra överkant.

• Se till att du har tjänstemannabehörighet. Detta krävs för att kunna skapa en begäran om utlåtande. Användare om loggat in med Virtu-koder har automatiskt tjänstemannabehörighet, men de som använder Suomi.fi-identifiering ska skicka en separat ansökan om tjänstemannabehörighet i tjänsten.
• Se till att begäran om utlåtande bereds och godkänns enligt gällande praxis i din organisation. Ansök vid behov om ett ärendenummer för begäran om utlåtande hos din organisations registratorskontor.
• Logga in i tjänsten. Klicka på "Skapa en ny begäran om utlåtande".
• Fyll i nödvändiga bakgrundsuppgifter: Inledning, mål, den ansvariga beredare osv.
• Bjud in de personer till beredningsteamet som ska ha behörighet att redigera begäran om utlåtande. Också medlemmarna i beredningsteamet ska registrera sig och logga in i tjänsten.
• Mata in innehållet av begäran om utlåtande. Du kan antingen skriva texten direkt i blanketten eller hämta texten från en word-fil. Obs! Om du hämtar texten från en word-fil måste den ha en innehållsförteckning så att avsnittsrubrikerna placeras i de separata fälten i begäran om utlåtande. Detta gör i synnerhet långa begäran om utlåtande lättare att läsa.
• Det lönar sig att använda flervalsfrågor och öppna frågor, eftersom du på detta sätt kan styra remissinstanserna svara på de frågor du önskar få kommentarer om. Använd ett tydligt språk och lyft fram de frågor du är speciellt intresserad av.

• Myndigheterna ska beakta sina skyldigheter enligt språklagen när de publicerar en begäran om utlåtande. Enligt språklagen ska information som statliga myndigheter, välfärdsområdenas och välfärdssammanslutningarnas myndigheter samt kommunala myndigheter riktar till allmänheten ges på finska och svenska i tvåspråkiga kommuner. En tvåspråkig myndighets meddelanden, kungörelser och anslag samt annan information till allmänheten ska ges på finska och svenska. Också i fråga om en begäran om utlåtande som publiceras i tjänsten Utlåtande.fi ska en tvåspråkig myndighet använda finska och svenska, dvs. i praktiken publicera en begäran om utlåtande på båda språken. I språklagen finns också bestämmelser om i vilken omfattning till exempel lagstiftningsförslag och betänkanden ska översättas till svenska. Närmare information om språken i samband med lagberedningen finns i anvisningen för hörande vid Författningsberedning: http://kuulemisopas.finlex.fi/sv/
• Utlåtande.fi kan användas på finska och svenska. Om du vill publicera en begäran om utlåtande på båda språken, ska du i god tid före publiceringen skaffa en översättning och lägga till den i utlåtande.fi.
• När du har fått översättningen ska du på fliken "Uppgifter om begäran om utlåtande" klicka på "Språkversioner" och välja på vilka språk begäran om utlåtande ska publiceras.
• Klicka på ”Ladda ner språkfil” för att spara Excel- filen på din egen dator. När du har lagt till översättningarna i Excel-filen, ska du spara den och ladda ner den i tjänsten genom att klicka på "Bläddra" och välja filen du sparat på din dator.
• Klicka på "Ladda upp filen" och "Spara språkversionerna".
• Kom ihåg att även följebrevet ska översättas.

• En begäran om utlåtande ska alltid godkännas av organisationen innan den publiceras, och därför måste du ange godkännare. Godkännaren ska registrera sig i tjänsten.
• Du kan spara den färdiga begäran om utlåtande på din egen dator (som pdf- eller doc-fil) eller skriva ut den.
• När en begäran om utlåtande har godkänts, kan antingen godkännaren eller den ansvariga beredare publicera den i utlåtande.fi.
• Arkivera den godkända och publicerade begäran om utlåtande enligt gällande praxis i din organisation.

• Du kan skicka din begäran om utlåtande per e-post till utvalda mottagare med hjälp av sändlistan som finns i utlåtande.fi.
• Du kan också publicera en direkt länk till begäran om utlåtande till exempel på din organisations webbplats och i sociala medier. För att skapa en direkt länk ska du klicka på rubriken av den färdiga begäran om utlåtande och kopiera adressen från webbläsarens adressfält.

• Du kan följa inkomna utlåtanden i realtid i utlåtande.fi eller beställa dem till din e- postadress.
• Utlåtanden som lämnas in på annat sätt än via utlåtande.fi kan bifogas till begäran om utlåtande i utlåtande.fi. Dessa utlåtanden beaktas dock inte i analysen som görs över de utlåtanden som lämnats in via tjänsten.

• Du kan ladda ner utlåtandena som lämnats in via tjänsten ett i taget eller alla på en gång som pdf-fil (se till att utlåtandena förs in i din organisations dokumenthanteringssystem).
• Vid utarbetandet av remissammandraget kan du utnyttja repporteringsverktygen som finns i utlåtande.fi.
• Spara det färdiga remissammandraget både på utlåtande.fi och i din organisations dokumenthanteringssystem. Skicka sammandraget till instanserna som yttrade sig om ärendet och publicera det på organisationens webbplats.

Tilläggsuppgifter och användarstöd: Om du har frågor kan du kontakta administratören i din organisation eller underhållet för tjänsten på adressen lausuntopalvelu.om@gov.fi.