Lausuntopalvelu.fi

Tiedonhallintalautakunnan tehtävänä on edistää tiedonhallintalaissa säädettyjen tiedonhallinnan ja tietoturvallisuuden menettelytapojen ja tiedonhallintalain vaatimusten toteuttamista. Tiedonhallintalautakunta ei ole tiedonhallinnan yleisviranomainen, vaan sen tehtävät liittyvät tiedonhallintalakiin. Tiedonhallintalautakunnan asettamat jaostot laativat ja ylläpitävät tiedonhallintalaissa säädettyjen vaatimusten toteuttamista koskevia suosituksia. Tiedonhallintalautakunnan suositukset eivät ole velvoittavia tai sitovia, vaan niissä ohjataan tiedonhallintayksikköjä ja viranomaisia toteuttamaan hyviin käytäntöihin pohjautuen tiedonhallintalaissa säädetyt vaatimukset. Tiedonhallintalautakunta on asettanut toimintalähtöisen asianhallinnan kehittämisjaoston 31.12.2023 saakka.
 

Tiedonhallintalaki velvoittaa viranomaisen pitämään asiarekisteriä, johon rekisteröidään viipymättä viranomaiselle saapuneet ja sen laatimat asiakirjat. Viranomaisen asioiden rekisteröimisen tarkoituksena on tukea viranomaisen toiminnan avoimuutta ja kansalaisten tiedonsaantia ja vaikuttamismahdollisuuksia. Hyvään hallintoon kuuluu, että asiankäsittelyn on oltava asianmukaista ja joutuisaa, sekä seurattavissa ja todennettavissa.

Tiedonhallintalautakunta hyväksyi alkuperäisen suosituksen asiankäsittelyn metatiedoista 6.5.2021. Suositus on ajantasaistettu.

Asiankäsittelyn metatietosuositukseen on lisätty automaattisen ratkaisumenettelyn mukaan tuomat täydennykset tiedonhallintalain 26 §:ään. Suositus konkretisoi metatietojen rekisteröintitapaa ja sisältöä käyttösuositusten ja esimerkkien avulla. Päivityksessä on otettu huomioon suosituksesta aiemmin saatu palaute ja käyttökokemukset. Tavoitteena on tuoda esiin entistä paremmin myös muusta lainsäädännöstä kuin tiedonhallintalaista nousevia metatietotarpeita. Päivitys sisältää lisäksi täydennyksiä säilyttämiseen liittyviksi metatiedoiksi. 

 

Toimintalähtöisen asianhallinnan jaosto pyytää kommentteja liitteenä olevasta suositusluonnoksesta viimeistään 24.8.2023.

Suosituksen on laadittu muutoslista, joka sisältää alkuperäiseen suositukseen tehdyt keskeiset muutokset (kts. s. 36).

Kommentteja antaakseen vastaajan tulee rekisteröityä ja kirjautua lausuntopalvelu.fi:hin.  
Muita annettuja lausuntoja voi selailla välilehdellä "Lausunnonantajien lausunnot". 
Tarkemmat ohjeet palvelun käyttämiseksi löytyvät lausuntopalvelu.fi:n sivulta Ohjeet > Käyttöohjeet. Palvelun käyttöönoton tukea voi pyytää osoitteesta [email protected].

Lisätietoja antavat toimintalähtöisen asianhallinnan kehittämisjaoston puheenjohtaja Suvi Metsärinta-Lehmusvaara ([email protected]) ja sihteeri Armi Helenius ([email protected]).