Lausuntopalvelu.fi

Utlåtande - Lausuntopyyntö ohjeesta Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet

Lausuntopyyntö ohjeesta Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet

Diarienummer för begäran om utlåtande: KA/20919/30.01.00/2024

Svarstiden går ut: 10.11.2024

Uppgifter om begäran om utlåtande
Inledning
Kansallisarkisto pyytää lausuntoa ”Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet” -ohjeen luonnoksesta.

Lausunnon antajilta pyydetään näkemyksiä asiakirjojen sisällöstä ja sovellettavuudesta.
 
Bakgrund
Kansallisarkiston nykyisissä digitointivaatimuksissa ”Kansallisarkiston vaatimukset hävittämisen tähtäävään digitointiin 12.4.2019 (KA/3357/07.01.02.04.02/2019)” ja ”Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin (KA/15780/07.01.02.04.02/2020)”kuvataan digitointiprosessia ja sen lopputulosta.

Ohjeet sisältävät vaatimukset muun muassa kuvatiedoston pakollisista metatiedoista, mutta varsinaista digitointiprosessia kuvataan ohjeissa vain pääpiirteittäin. Tämä johtuu siitä, että toimijat voivat tehdä määritysten mukaista digitointia käytännössä monin eri tavoin ja menetelmin.   

Digitointivaatimuksissa on kohtia, jotka eivät vastaa nykyistä seulontapäätösmenettelyä tai Kansallisarkiston keskeisiä päätöksiä ja määräyksiä. Vaatimuksissa on lisäksi kohtia ja muotoiluja, joita tulisi selkeyttää, jotta vaatimusten soveltaminen on mahdollisimman yksiselitteistä ja helppoa.

Tällä hetkellä Kansallisarkistolla ei ole erillisiä ohjeita audiovisuaalisten aineistojen digitaaliseen muotoon muuttamiseen Kansallisarkisto on päättänyt päivittää viranomaisille suunnattuja digitointivaatimuksia ja -ohjeita.

Kansallisarkiston ajantasaisia digitointivaatimuksia sovelletaan noudattamalla joko:
  • 22.12.2021 annettua määräystä ”Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta” (KA/15906/07.01.01.00/2021) tai
  • 8.12.2023 annettua päätöstä ”Julkishallinnon pysyvästi säilytettävien digitoitujen ja digitoitavien asiakirjojen säilytysmuoto ja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointitietojen pysyvä säilytys” (KA/15927/28.02.01/2023).
Målsättningar
Nyt annettava digitointia koskeva ohje tulisi koskemaan kaikkia arkistolain (831/1994) § 1 momentin 1 kohtien 1–6 arkistonmuodostajia. Ohje on tarkoitettu Kansallisarkistolle sekä niille toimijoille, jotka digitoivat arkistolain (831/1994) nojalla arkistoitavaksi (pysyvään säilytykseen) määrättyjä analogisia asiakirjoja. Kansallisarkiston toimivalta päättää pysyvään säilytykseen määrättyjen asiakirjojen tallennusmuodosta perustuu arkistolain 11 §:ään ja Kansallisarkistosta annetun lain (1145/2016) 2 §:ään.

Tavoitteena on julkaista ohje vuoden 2024 aikana. 

Kansallisarkiston digitointivaatimusten tavoite on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien arkistoitavien asiakirjojen tietosisällön säilyminen ja käytettävyys digitoinnin jälkeisessä digitaalisessa muodossa. Vaatimusten mukainen digitointiprosessi ja digitointitulos mahdollistavat analogisten asiakirjojen hävittämisen digitoinnin jälkeen, mikäli asiakirjojen analogista säilytysmuotoa ei ole arvioitu kulttuurihistoriallisesti arvokkaaksi. Asiakirjat, joilla on kulttuurihistoriallista arvoa, arkistoidaan digitoinnin jälkeen sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa.

Lausuttavana oleva ohje (KA/20919/30.01.00/2024) tulee korvaamaan ja kumoamaan Kansallisarkiston aiemmin antamat vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin (KA/3357/07.01.02.04.02/2019) ja erikoisaineistojen digitointiin (KA/15906/07.01.01.00/2021).  Nyt annettavassa ohjeessa ne on yhdistetty yhdeksi ohjeeksi, joka sisältää kootusti Kansallisarkiston digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet. Ohjeeseen on lisätty myös audiovisuaalisten aineistojen digitointivaatimukset.


Ohje on ajantasaistettu ja yhdenmukaistettu Kansallisarkiston digitointia koskevien keskeisten määräysten ja päätösten kanssa. Lisäksi päivittämisen yhteydessä on parannettu vaatimusten ymmärrettävyyttä ja luettavuutta. Digitointia koskevat tekniset vaatimukset ovat kuitenkin säilyneet pääosin ennallaan. Muutokset suhteessa kumottuihin ohjeisiin ja vaatimuksiin on dokumentoitu ohjeen luvussa 6.

Ohje koskee toimijalle jo kertyneiden arkistoitavien asiakirjojen ja muodostuneiden arkistojen digitointia. Ohjetta ei sovelleta niihin toimenpiteisiin, joilla asiakirja muutetaan sähköiseen muotoon silloin, kun se saapuu viranomaiselle muussa kuin sähköisessä muodossa.



 
Liitteet:
Tidtabell
Lausunnot pyydetään toimittamaan viimeistään 10.11.2024.

Lausuntopyyntö lähetetään lausuntopalvelussa kaikille Kansallisarkiston tiedossa oleville ohjeen soveltamisalaan kuuluville toimijoille. Asianosaisten toimijoiden kuuleminen toteutuu lausuntopalvelun kautta. Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet tullaan antamaan asianomaisille tiedoksi hallintolain (434/2003) § 62 mukaisena yleistiedoksiantona Kansallisarkiston verkkosivuilla vuoden 2024 loppuun mennessä, eikä ohjetta lähetetä erikseen tiedoksi asianosaisille viranomaisille.


 
Svarsanvisningar för mottagare
Lausunnot pyydetään antamaan vastaamalla Lausuntopalvelu.fi:ssä julkaistuun lausuntopyyntöön. Lausuntoja ei tarvitse lähettää erikseen sähköpostitse tai kirjeitse. Kaikki annetut lausunnot ovat julkisia ja ne julkaistaan Lausuntopalvelu.fi:ssä.

Lausunnon antaakseen vastaajan tulee rekisteröityä ja kirjautua Lausuntopalvelu.fi:hin. Tarkemmat ohjeet palvelun käyttämisestä löytyvät Lausuntopalvelu.fi:n sivuilta (Ohjeet > Käyttöohjeet). Palvelun käyttöönoton tukea voi pyytää osoitteesta[email protected].


 
Valmistelijat
Lisätietoja lausuntopyynnöstä antaa ylitarkastaja Matti Ritakallio ([email protected] p. 029 533 7156). 
Sändlista:
Aalto yliopisto    
Akaa    
Alajärvi    
Alavieska    
Alavus    
Asikkala    
Askola    
Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus    
Aura    
Careeria Oy    
Centria ammattikorkeakoulu    
Diakonia-ammattikorkeakoulu    
Digi- ja väestötietovirasto    
Eduskunta    
ELY-keskusten ja TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus KEHA    
Eläketurvakeskus    
Energiavirasto    
Enonkoski    
Enontekiö    
Espoo    
Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia    
Etelä-Karjala    
Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymä    
Etelä-Karjalan käräjäoikeus    
Etelä-Karjalan liitto    
Etelä-Karjalan pelastuslaitos    
Etelä-Pohjanmaa    
Etelä-Pohjanmaan käräjäoikeus    
Etelä-Pohjanmaan liitto    
Etelä-Pohjanmaan pelastuslaitos    
Etelä-Savo    
Etelä-Savon koulutus Oy    
Etelä-Savon käräjäoikeus    
Etelä-Savon maakuntaliitto    
Etelä-Savon pelastuslaitos    
Etelä-Suomen AVI    
Etelä-Suomen oikeusapu- ja edunvalvontapiiri    
Eura    
Eurajoki    
Evijärvi    
Forssa    
Geologian tutkimuskeskus    
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu    
Haapajärvi    
Haapavesi    
Hailuoto    
Halsua    
Hamina    
Hankasalmi    
Hanko    
Harjavalta    
Hartola    
Hattula    
Hausjärvi    
Heinola    
Heinävesi    
Helsingin eurooppalainen koulu    
Helsingin hallinto-oikeus    
Helsingin hovioikeus    
Helsingin käräjäoikeus    
Helsingin pelastuslaitos    
Helsingin ranskalais-suomalainen koulu    
Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymä    
Helsingin yliopisto    
Helsinki    
Hirvensalmi    
Hollola    
Honkajoki    
Huittinen    
Humanistinen ammattikorkeakoulu    
Humppila    
Huoltovarmuuskeskus    
Hyria Koulutus Oy    
Hyrynsalmi    
Hyvinkää    
Hämeen ammatti-instituutti Oy    
Hämeen ammattikorkeakoulu    
Hämeen liitto    
Hämeenkyrö    
Hämeenlinna    
Hämeenlinnan hallinto-oikeus    
Hätäkeskuslaitos    
Ii    
Iisalmi    
Iitti    
Ikaalinen    
Ilmajoki    
Ilmatieteenlaitos    
Ilmomantsi    
Imatra    
Inari    
Inkoo    
Innovaatiorahoituskeskus Business Finland    
Isojoki    
Isokyrö    
Itä-Savon koulutuskuntayhtymä    
Itä-Suomen hallinto-oikeus    
Itä-Suomen hovioikeus    
Itä-Suomen oikeusapu- ja edunvalvontapiiri    
Itä-Suomen yliopisto    
Itä-Uudenmaan käräjäoikeus    
Itä-Uudenmaan pelastuslaitos    
Itä-Uusimaa    
Janakkala    
Joensuu    
Jokilaakson koulutuskuntayhtymä    
Jokioinen    
Joroinen    
Joutsa    
Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta    
Juuka    
Juupajoki    
Juva    
Jyväskylä    
Jyväskylän ammattikorkeakoulu    
Jyväskylän koulutuskuntayhtymä    
Jyväskylän yliopisto    
Jämsä    
Järvenpää    
Järviseudun koulutuskuntayhtymä    
Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu    
Kaakkois-Suomen oikeusapu- ja edunvalvontapiiri    
Kaarina    
Kaavi    
Kainuu    
Kainuun käräjäoikeus    
Kainuun liitto    
Kainuun pelastuslaitos    
Kajaani    
Kajaanin ammattikorkeakoulu    
Kalajoki    
Kangasala    
Kangasniemi    
Kankaanpää    
Kannonkoski    
Kannus    
Kansallinen audiovisuaalinen instituutti    
Kansallisgalleria    
Kansaneläkelaitos    
Kanta-Häme    
Kanta-Hämeen käräjäoikeus    
Kanta-Hämeen pelastuslaitos    
Karelia-ammattikorkeakoulu    
Karijoki    
Karkkila    
Karstula    
Karvia    
Kaskinen    
Kauhajoki    
Kauhava    
Kauniainen    
Kaustinen    
Kemi    
Kemijärvi    
Keminmaa    
Kemi-Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappia    
Kemiönsaari    
Kempele    
Kerava    
Keski-Pohjanmaa    
Keski-Pohjanmaan ja Pietarsaaren alueen pl    
Keski-Pohjanmaan koulutuskuntayhtymä    
Keski-Pohjanmaan liitto    
Keski-Suomen käräjäoikeus    
Keski-Suomen liitto    
Keski-Suomen pelastuslaitos    
Keski-Suomi    
Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä Keuda    
Keski-Uudenmaan pelastuslaitos    
Keski-Uusimaa    
Keuruu    
Kihniö    
Kilpailu- ja kuluttajavirasto    
Kinnula    
Kirkkonummi    
Kitee    
Kittilä    
Kiuruvesi    
Kivijärvi    
Kokemäki    
Kokkola    
Kolari    
Konnevesi    
Kontiolahti    
Korkein hallinto-oikeus    
Korkein oikeus    
Korsnäs    
Koski TL    
Kotimaisten kielten keskus    
Kotka    
Kotkan-Haminan seudun koulutuskuntayhtymä    
Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä    
Koulutuskuntayhtymä Brahe    
Koulutuskuntayhtymä Osao    
Koulutuskuntayhtymä Tavastia    
Kouvola    
Kriisinhallintakeskus    
Kristiinankaupunki    
Kruunupyy    
Kuhmo    
Kuhmoinen    
Kuluttajariitalautakunta    
Kuntaliitto    
Kuopio    
Kuortane    
Kurikka    
Kustavi    
Kuusamo    
Kymenlaakso    
Kymenlaakson käräjäoikeus    
Kymenlaakson liitto    
Kymenlaakson pelastuslaitos    
Kyyjärvi    
Kärkölä    
Kärsämäki    
Lab-ammattikorkeakoulu    
Lahti    
Laihia    
Laitila    
Lapin ammattikorkeakoulu    
Lapin käräjäoikeus    
Lapin liitto    
Lapin pelastuslaitos    
Lapin yliopisto    
Lapinjärvi    
Lapinlahti    
Lappajärvi    
Lappeenrannan yliopisto    
Lappeenranta    
Lappi    
Lapsiasiainvaltuutetuntoimisto    
Lapua    
Laukaa    
Laurea ammattikorkeakoulu    
Lemi    
Lempäälä    
Leppävirta    
Lestijärvi    
Lieksa    
Lieto    
Liikenne- ja viestintäministeriö    
Liikenne- ja viestintävirasto Traficom    
Liminka    
Liperi    
Lohja    
Loimaa    
Loppi    
Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymä    
Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymä    
Lounais-Suomen oikeusapu- ja edunvalvontapiiri    
Loviisa    
Luhanka    
Lumijoki    
Luonnonvarakeskus    
Luoto    
Luumäki    
Länsi- ja Sisä-Suomen oikeusapu- ja edunvalvontapiiri    
Länsi-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä    
Länsi-Uudenmaan käräjäoikeus    
Länsi-Uudenmaan pelastuslaitos    
Länsi-Uusimaa    
Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus    
Maa- ja metsätalousministeriö    
Maahanmuuttovirasto    
Maalahti    
Maanmittauslaitos    
Maanpuolustuskorkeakoulu    
Markkinaoikeus    
Marttila    
Masku    
Merenkulun turvallisuuskeskus    
Merijärvi    
Merikarvia    
Metropolia ammattikorkeakoulu    
Metsähallitus    
Miehikkälä    
Mikkeli    
Muhos    
Multia    
Muonio    
Museovirasto    
Mustasaari    
Muurame    
Mynämäki    
Myrskylä    
Mäntsälä    
Mänttä-Vilppula    
Mäntyharju    
Naantali    
Nakkila    
Niuvanniemen sairaala    
Nivala    
Nokia    
Nousiainen    
Nurmes    
Nurmijärvi    
Näkövammaisten kirjasto    
Närpiö    
Oikeuskanslerinvirasto    
Oikeusministeriö    
Oikeusrekisterikeskus    
Onnettomuustutkintakeskus    
Opetus- ja kulttuuriministeriö    
Opetushallitus    
Opintotuen muutoksenhakulautakunta    
Optima Samkommun    
Orimattila    
Oripää    
Orivesi    
Oulainen    
Oulu    
Oulun ammattikorkeakoulu    
Oulun käräjäoikeus    
Oulun yliopisto    
Outokumpu    
Padasjoki    
Paimio    
Paltamo    
Parainen    
Parikkala    
Parkano    
Patentti- ja rekisterihallitus    
Pedersöre    
Peimarin koulutuskuntayhtymä    
Pelastusopisto    
Pelkosenniemi    
Pello    
Perho    
Pertunmaa    
Petäjävesi    
Pieksämäki    
Pielavesi    
Pietarsaari    
Pihtipudas    
Pirkanmaa    
Pirkanmaan käräjäoikeus    
Pirkanmaan liitto    
Pirkanmaan pelastuslaitos    
Pirkkala    
Pohjanmaa    
Pohjanmaan käräjäoikeus    
Pohjanmaan liitto    
Pohjanmaan pelastuslaitos    
Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä    
Pohjois-Karjalan käräjäoikeus    
Pohjois-Karjalan maakuntaliitto    
Pohjois-Karjalan pelastuslaitos    
Pohjois-Pohjanmaa    
Pohjois-Pohjanmaan liitto    
Pohjois-Pohjanmaan pelastuslaitos    
Pohjois-Savo    
Pohjois-Savon käräjäoikeus    
Pohjois-Savon liitto    
Pohjois-Savon pelastuslaitos    
Pohjois-Suomen hallinto-oikeus    
Pohjois-Suomen oikeusapu- ja edunvalvontapiiri    
Poliisihallitus    
Polvijärvi    
Pomarkku    
Pori    
Pornainen    
Porvoo    
Posio    
Pudasjärvi    
Pukkila    
Punkalaidun    
Puolanka    
Puolustusministeriö    
Puumala    
Pyhtää    
Pyhäjoki    
Pyhäjärvi    
Pyhäntä    
Pyhäranta    
Päijät-Häme    
Päijät-Hämeen käräjäoikeus    
Päijät-Hämeen liitto    
Päijät-Hämeen pelastuslaitos    
Pälkäne    
Pääesikunta    
Pöytyä    
Raahe    
Raasepori    
Rahoitusvakausvirasto    
Raisio    
Raision seudun koulutuskuntayhtymä    
Rajavartiolaitoksen esikunta    
Rantasalmi    
Ranua    
Rauma    
Rautalampi    
Rautavaara    
Rautjärvi    
Reisjärvi    
Riihimäki    
Rikosseuraamusalan koulutuskeskus    
Rikosseuraamuslaitos    
Ristijärvi    
Rovaniemen hovioikeus    
Rovaniemen koulutuskuntayhtymä    
Rovaniemi    
Ruokavirasto    
Ruokolahti    
Ruovesi    
Rusko    
Rääkkylä    
Saamelaisalueen koulutuskeskus    
Saarijärvi    
Salla    
Salo    
Salon seudun koulutuskuntayhtymä    
SASKY koulutuskuntayhtymä    
Sastamala    
Satakunnan ammattikorkeakoulu    
Satakunnan koulutuskuntayhtymä Sataedu    
Satakunnan käräjäoikeus    
Satakunnan pelastuslaitos    
Satakunta    
Satakuntaliitto    
Savitaipale    
Savon koulutuskuntayhtymä    
Savonia ammattikorkeakoulu    
Savonlinna    
Savukoski    
Seinäjoen ammattikorkeakoulu    
Seinäjoen koulutuskuntayhtymä    
Seinäjoki    
Senaatti Kiinteistöt    
Senaatti-kiinteistöt    
Sievi    
Siikainen    
Siikajoki    
Siikalatva    
Siilinjärvi    
Simo    
Sipoo    
Sisäministeriö    
Siuntio    
Sodankylä    
Soini    
Somero    
Sonkajärvi    
Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira    
Sosiaali- ja terveysministeriö    
Sosiaaliturva-asioiden muutoksenhakulautakunta    
Sotkamo    
Sulkava    
Suojelupoliisi    
Suomalais-venäläinen koulu    
Suomen Akatemia    
Suomen itsenäisyyden juhlarahasto Sitra    
Suomen metsäkeskus    
Suomen Pankki    
Suomen riistakeskus    
Suomen ympäristökeskus    
Suomenlinnan hoitokunta    
Suomussalmi    
Suonenjoki    
Suupohjan koulutuskuntayhtymä    
Svenska handelshögskolan    
Svenska Österbottens förbund för Utbildning och Kultur samkommun    
Sysmä    
Säkylä    
Säteilyturvakeskus    
Taideyliopisto    
Taipalsaari    
Taiteen edistämiskeskus    
Taivalkoski    
Taivassalo    
Tammela    
Tampere    
Tampereen ammattikorkeakoulu    
Tampereen yliopisto    
Tasa-arvovaltuutetun toimisto    
Tasavallan presidentin kanslia    
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos    
Tervo    
Tervola    
Teuva    
Tietosuojavaltuutetun toimisto    
Tilastokeskus    
Tohmajärvi    
Toholampi    
Toivakka    
Torinio    
Tulli    
Tuomioistuinvirasto    
Turku    
Turun ammatti-instituutti    
Turun ammattikorkeakoulu    
Turun hallinto-oikeus    
Turun hovioikeus    
Turun yliopisto    
Turvallisuus- ja kemikaalivirasto    
Tuusniemi    
Tuusula    
Tyrnävä    
Työ- ja elinkeinoministeriö    
Työllisyysrahasto    
Työterveyslaitos    
Työtuomioistuin    
Ulkoministeriö    
Ulvila    
Urjala    
Utajärvi    
Utsjoki    
Uudenmaan liitto    
Uurainen    
Uusikaupunki    
Uuskaarlepyy    
Vaala    
Vaasa    
Vaasan ammattikorkeakoulu    
Vaasan hallinto-oikeus    
Vaasan hovioikeus    
Vaasan yliopisto    
Vakuutusoikeus    
Valkeakosken seudun koulutuskuntayhtymä    
Valkeakoski    
Valtakunnallinen oppimis- ja ohjauskeskus Valteri    
Valtakunnansyyttäjän toimisto    
Valtakunnanvoudin kanslia    
Valtiokonttori    
Valtion koulukodit    
Valtion taloudellinen tutkimuskeskus    
Valtion talous- ja henkilöstöpalvelukeskus    
Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori    
Valtioneuvoston kanslia    
Valtionvarainministeriö    
Vanhan Vaasan sairaala    
Vantaa    
Varastokirjasto    
Varkaus    
Varsinais-Suomen käräjäoikeus    
Varsinais-Suomen liitto    
Varsinais-Suomen pelastuslaitos    
Varsinais-Suomi    
Vehmaa    
Verohallinto    
Vesanto    
Vesilahti    
Veteli    
Vieremä    
Vihti    
Viitasaari    
Vimpeli    
Virolahti    
Virrat    
Väylävirasto    
Vöyri    
Yhdenvertaisuusvaltuutetun toimisto    
Ylioppilastutkintolautakunta    
Ylitornio    
Ylivieska    
Ylä-Savon koulutuksen kuntayhtymä    
Ylöjärvi    
Ympäristöministeriö    
Ypäjä    
Yrkeshögskolan Arcada    
Yrkeshögskolan Novia    
Åbo Akademi    
Ähtäri    
Äänekosken ammatillisen koulutuksen kuntayhtymä    
Äänekoski    
Asiasanat

arkistot, arkistointi, Kansallisarkisto, digitointi, kulttuurihistoriallinen arvo