Kansallisarkisto pyytää lausuntoa päätösluonnoksesta Työvoimaviranomaisten työvoimapalvelutehtävien asiakirjojen pysyvä säilytys.

Lausunnon antajilta pyydetään näkemyksiä asiakirjojen sisällöstä ja sovellettavuudesta.
 

ELY-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA-keskus) on 15.1.2024 päivätyllä seulontaesityksellään pyytänyt Kansallisarkistolta päätöksen julkisia työvoimapalveluita tuottavien työvoimaviranomaisten asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä. Nykytilanteessa julkisten työvoimapalveluiden järjestämisestä vastaavat alueelliset työ- ja elinkeinotoimistot (TE-toimistot, 15 kpl). TE-toimistojen lisäksi työvoimapalveluita tarjoavat työllisyyden kuntakokeilussa mukana olevat kunnat. Työllisyyden kuntakokeilut käynnistyivät 1.3.2021 ja jatkuvat 31.12.2024 saakka (Laki työllisyyden edis-tämisen kuntakokeilusta 1269/2020).

Työvoimapalveluita uudistetaan parhaillaan (TE-palvelut 2024 -uudistus). Eduskunta on hyväksynyt lain työvoimapalveluiden järjestämisestä 1.3.2023 (Laki työvoimapalveluiden järjestämisestä annetun lain ja eräiden siihen liittyvien lakien voimaanpanosta (383/2023). Uudistuksen myötä TE-toimistot lakkautetaan ja julkisten työvoimapalveluiden järjestämisvastuu siirtyy valtiolta kunnille ja kuntien muodostamille yhteistoiminta-alueille 1.1.2025. Työllisyysalueita tulee olemaan 45 kpl. Näistä 39 toteutetaan vastuukuntamallilla, kaksi kuntayhtymänä, ja neljä kuntaa järjestää työvoimapalvelut itse.

Uudistuksessa kunnille siirretään pääosa nykyisin TE-toimistojen vastuulla olevista henkilöasiakas-, työnantaja- ja yrityspalveluista. Kunnille siirtyvät myös Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten (ELY-keskukset) julkisiin työvoimapalveluihin liittyvät hankintatehtävät ja KEHA-keskuksen julkisiin työvoi-mapalveluihin liittyvät maksatustehtävät. Seulontaesitys koski näitä kuntien tehtäviä kokonaisuudessaan.

KEHA-keskukselle siirtyy TE-toimistoista ja ELY-keskuksista uusia tehtäviä 1.1.2025 alkaen. Näitä ovat mm. työvoimapalveluiden valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut, tiedolla johtamisen palvelut, kansainvälisen rekrytoinnin tehtävät, EURES-työnvälityksen tehtävät, työttömyysturvatehtävien vaativat asiantuntijalausunnot ja palkkaturvatehtävät, keskitetyt asiakas- ja neuvontapalvelut, työvoimapalveluiden oikeudellinen tuki, ONNI-toiminta, ulkomaalaisten luonnontuotekeruualan erikoistumistehtävät. Tähän seulontaesitykseen näistä tehtävistä sisältyivät työttömyysturvatehtävä ja ulkomaalaisten luonnontuotekeruualan erikoistumistehtävä.

Maahanmuuttovirastoon siirtyy TE-toimistoista 1.1.2025 alkaen työntekijän oleskelulupiin liittyvien osapäätösten tekeminen. Tämän jälkeen Maahanmuuttovirasto vastaa kokonaisuudessaan työntekijän oleskelulupatehtävistä. Seulontaesitys ei koskenut näitä tehtäviä.

Työvoimapalveluiden valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista ja valtakunnalliseen tietovarantoon tallennettavista tiedoista (asiakirjat ja tietoaineistot) on säädetty laissa työvoimapalveluiden järjestämisestä (380/2023 § 120 ja 121). KEHA-keskus ja työvoimaviranomaiset ovat tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä (123 §). Työvoimapalveluiden valtakunnallisen tietovarannon, palvelualustan ja asiakastietojärjestelmäkokonaisuuden kehittämisestä ja ylläpidosta vastaa KEHA-keskus. Tehtävien uudelleen organisoinnin lisäksi myös työllisyyspalveluiden tietojärjestelmäkokonaisuus on uudistumassa. Työvoimapalvelujen valtakunnallisen tietovarannon hallinnassa käytetään tällä hetkellä URA- ja USPA-järjestelmiä. URA-järjestelmän korvaava asiakkuudenhallintajärjestelmän (A-TMT) otetaan käyttöön vaiheittain vuosien 2023-2025 aikana ja yleinen avustusjärjestelmä (YA) vuodesta 2021 alkaen. 

Tavoitteena on, että annettava seulontapäätös tulisi koskemaan työvoimaviranomaisten asiakirjoja kokonaisuudessaan lukuun ottamatta Maahanmuuttoviraston tehtäviä sekä osaa KEHA-keskuksen tehtävistä. A-TMT ja YA-järjestelmissä kertyviä tietoaineistoja päätös koskisi siitä alkaen, kun tietoaineistojen käsittely on siirtynyt tai siirtyy näihin järjestelmiin. Uusia tehtäviä päätös koskisi siitä alkaen, kun asiakirjoja on alkanut kertymään. Kuntien asianhallinnassa käsiteltävien tehtävien ja asiakirjojen osalta seulontapäätös tulisi voimaan 1.1.2025. 

Kansallisarkisto on perustanut päätösvalmistelun KEHA-keskuksen antamiin tietoihin sekä työllisyyspalveluita koskevaan lainsäädäntöön. Arvonmäärityksen kohteena olevat tehtävät KEHA-keskus on esittänyt työvoimapalveluiden tiedonohjaussuunnitelmassa. Lisäksi valtakunnalliseen tietovarantokokonaisuuteen kuvatut tietovarannot tietoaineistoineen on esitetty tiedonhallintamallin prosessi- ja palvelukartoissa sekä tietojärjestelmien tietomalleissa. Seulontaesityksen lähtökohdat sekä päätöksen perustelut esitetään perustelumuistiossa. 

Kansallisarkiston arkistoitavia asiakirjoja koskeva määräyksenantovaltuus perustuu arkistolain 8 §:n 3 momenttiin. Arkistolaissa pysyvästi säilytettävillä asiakirjoilla tarkoitetaan lailla tai lain nojalla arkistoitavia asiakirjoja ja tietoaineistoja, jotka niiden säilytysajan päättymisen jälkeen arkistoidaan. Tavoitteena on antaa päätös vuoden 2024 loppuun mennessä.

Lausunnot pyydetään toimittamaan viimeistään 5.12.2024.

Lausuntopyyntö lähetetään lausuntopalvelussa kaikille Kansallisarkiston tiedossa oleville päätöksen soveltamisalaan kuuluville toimijoille. Asianosaisten toimijoiden kuuleminen toteutuu lausuntopalvelun kautta. Kansallisarkisto lähettää päätöksen toimeenpantavaksi päätöksen soveltamisalaan kuuluville toimijoille.

Lausunnot pyydetään antamaan vastaamalla Lausuntopalvelu.fi:ssä julkaistuun lausuntopyyntöön. Lausuntoja ei tarvitse lähettää erikseen sähköpostitse tai kirjeitse. Kaikki annetut lausunnot ovat julkisia ja ne julkaistaan Lausuntopalvelu.fi:ssä.

Lausunnon antaakseen vastaajan tulee rekisteröityä ja kirjautua Lausuntopalvelu.fi:hin. Tarkemmat ohjeet palvelun käyttämisestä löytyvät Lausuntopalvelu.fi:n sivuilta (Ohjeet > Käyttöohjeet). Palvelun käyttöönoton tukea voi pyytää osoitteesta [email protected].

Lisätietoja lausuntopyynnöstä antaa ylitarkastaja Jani Karell ([email protected]).