Lausuntopalvelu.fi

Handlingar som ska arkiveras (förvaras varaktigt) och som tillkommit genom verksamhet inom den offentliga förvaltningen har förvarats i analog form ända fram till de senaste åren. Förvaring av handlingar i analog form har grundat sig på gallringsbeslut som meddelats av Riksarkivet och dess föregångare arkivverket.

Enligt Riksarkivets beslut av 22.12.2021 ska formen för de handlingar som ska arkiveras (KA/15906/07.01.01.00/2021)1 och som från och med 1.1.2022 tillkommit hos offentliga aktörer arkiveras uteslutande i elektronisk form, om inte annat föreskrivs. För dessa handlingar ansöks inget separat gallringsbeslut som möjliggör elektronisk arkivering, utan det möjliggörs av föreskriften i fråga. Analoga handlingar som tillkommer från och med 1.1.2022 har i princip inget kulturhistoriskt värde i analog form, eftersom handlingarna i stor utsträckning är pappersutskrifter av olika slag. I undantagsfall identifierar och framför arkivbildaren eller en aktör som företräder denne för beslut av Riksarkivet vid behov de handlingar som tillkommer från och med 1.1.2022 vars analoga bevarandeform har kulturhistoriskt värde och som vid sidan av den elektroniska formen ska även arkiveras i analog form.

Hittills har Riksarkivet i beslut om bevarandeformen separat bedömt de analoga handlingarnas kulturhistoriska värde och de digitaliserade handlingarnas bevarande uteslutande i elektronisk form samt huruvida de kan tas emot i elektronisk form. Föreskriften om formen för de handlingar som ska arkiveras (KA/15906/07.01.01.00/20212) har bidragit till att underlätta beslutsförfarandet med avseende på de handlingar tillkommer från och med 1.1.2022.

Riksarkivet har beslutat att på eget initiativ meddela bestämmelser i detta gallringsbeslut (KA/15927/28.02.01/2023), i vilka det föreskrivs om i vilken form arkivbildarna (aktörer inom den offentliga förvaltningen) som avses i 1 § 1 mom. 1–6 punkterna i arkivlagen ska bevara digitaliserade handlingar och handlingar som ska digitaliseras och som ska förvaras varaktigt och om hur det kulturhistoriska värdet av den analoga bevarandeformen ska bedömas. 

Målet är att i gallringbeslutet (KA/15927/28.02.01/2023) meddela bestämmelser som gäller för alla arkivbildare som avses i 1 § mom. 1 punkterna 1–6 i arkivlagen (831/1994). Riksarkivets behörighet att besluta om bevarandeformen för analoga handlingar som ska arkiveras (förvaras varaktigt) efter att de digitaliserats grundar sig på 8, 11 och 14 a § i arkivlagen. Målet är att meddela beslutet under 2023.

Utgångspunkten för beredningen av gallringsbeslutet är att beslutet ska göra det möjligt att i största möjliga utsträckning arkivera handlingar som bildats före 1.1.2022 och som ska förvaras varaktigt endast i elektronisk form. Beslutet gäller analoga handlingar och retroaktivt digitaliserade handlingar. Aktörerna kan tillämpa beslutet som sådant och arkivbildarna behöver inte lägga fram särskilda gallringsförslag för bevarandeformen till Riksarkivet, utom i undantagsfall. Målet är att minska de administrativa förfarandena vid digitalisering av material eller vid planeringen av digitaliseringen.

Ett annat mål är att harmonisera det nuvarande läget med den lag om arkivering som är under beredning och som syftar till att förenkla och harmonisera bestämmelserna om arkiveringsformen för handlingar som ska arkiveras. Arkiveringslagens syfte är att handlingar som ska arkiveras enbart förvaras i elektronisk form, om handlingens analoga form saknar kulturhistoriskt värde. I och med det beslut som ska meddelas kommer Riksarkivet inte längre att fastställa det kulturhistoriska värdet av de analoga uttryck som ska arkiveras (förvaras varaktigt) i sina gallringsbeslut. Aktörerna inom den offentliga förvaltningen bedömer det kulturhistoriska värdet av bevarandeformen för analoga handlingar på eget initiativ med hjälp av Riksarkivets anvisningar.3

Syftet med remissförfarandet är att samråda med myndigheterna och få synpunkter på beslutets begriplighet och tydlighet. Mottagarna av begäran om utlåtande kan, om de så önskar, lämna synpunkter på beslutsutkastet och på promemorian. Riksarkivet bedömer eventuella kompletteringsbehov på basis av responsen.

Vi ber att utlåtandena lämnas in senast 7.9.2023.

Ytterligare upplysningar om begäran om utlåtande ges av ställf. enhetschef Minna-Liisa Mäkiranta ([email protected], tfn 029 533 7171).