Lausuntopalvelu.fi

Tiedonhallintalautakunnan tehtävänä on edistää tiedonhallintalaissa säädettyjen tiedonhallinnan ja tietoturvallisuuden menettelytapojen ja tiedonhallintalain vaatimusten toteuttamista. Tiedonhallintalautakunta ei ole tiedonhallinnan yleisviranomainen, vaan sen tehtävät liittyvät tiedonhallintalakiin. Tiedonhallintalautakunnan asettamat jaostot laativat ja ylläpitävät tiedonhallintalaissa säädettyjen vaatimusten toteuttamista koskevia suosituksia. Tiedonhallintalautakunnan suositukset eivät ole velvoittavia tai sitovia, vaan niissä ohjataan tiedonhallintayksikköjä ja viranomaisia toteuttamaan hyviin käytäntöihin pohjautuen tiedonhallintalaissa säädetyt vaatimukset. Tiedonhallintalautakunnan asettaman Asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyn jaoston toiminta on jatkumassa 31.12.2023 saakka.

Tiedonhallintalain 21 §:ssä on kuvattu säilytystarpeen määrittämistä niille tietoaineistoille tai asiakirjoille, joiden säilytysajasta ei ole säädetty laissa.

Tiedonhallintalautakunnan asettama asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyn jaosto kerää palautetta kahden eri toimintaprosessin (taloushallinto ja hallintoasiat) suuntaa-antavista säilytysajoista. Taloushallinnon ja hallintoasioiden suositeltavat säilytysjat on tarkoitus julkaista liitteinä tiedonhallintalautakunnan Suositukselle tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä.
Toimintaprosesseja on paljon, joten suosituksen liitteet täydentyvät vielä lisää, kun eri prosessien säilytysaikoja saadaan määriteltyä vuoden 2023 aikana. 

Tiedonhallintalautakunnan asiakirjojen säilytysaikojen määrittelyn jaosto pyytää kommentteja ja huomioita oheisista Excel-muotoisista liitteistä kahdelle eri toimintaprosessille, taloushallinto ja hallintoasiat, 31.1.2023 mennessä.

Yksilöikää vastauksianne mahdollisuuksien mukaan esimerkiksi toimintaprosessin tai tiedon/tietoaineiston/asiakirjan nimellä Jos havaitsette puutteita, voi vastaukseen sisällyttää myös ehdotuksia kyseisen yksilöidyn kohdan täydentämiseksi.

Ehdotamme lukemaan ensin jo julkaistun Suosituksen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä ja sen jälkeen oheiset kommentoitavat suuntaa-antavat säilytysajat toimintaprosesseille taloushallinto ja hallintoasiat (Excel).

Lisätietoja antavat jaoston varapuheenjohtaja Suvi Metsärinta-Lehmusvaara ([email protected]) ja sihteeri Matti Toiviainen ([email protected]).