Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelukokonaisuus


Keskeisiä huomioita
Lausunnoissa kannatettiin erityisesti seuraavia aiheita:

• Kunta-sektorin mukaanotto sai hyvän vastaanoton.
• Maksuton (budjettivaroin kustannettava) pysyvän ja käyttäjäorganisaatioille maksullinen määräaikaisen säilyttämisen palvelu nähtiin hyvänä ratkaisuna.
• Arkistolaitos katsottiin parhaaksi palvelun järjestäjäksi.
• Skenaario I eli pysyvän js SÄHKE2-mukaisen aineiston säilytys on useiden vastaajien mielestä järjestettävä kiireellisesti.
• Vapaaehtoisuus ja sopimuspohjaisuus hyväksyttiin laajasti lähtökohdaksi. Toisaalta monet vastaajat korostivat myös pakollisuutta ja velvoittavuutta, jotta SAPA-palvelu tulisi laajasti käyttöön.
• SÄHKE2 yhteensopivuus ja nopean liikkeellelähdön tukena hyväksyttiin, mutta toisaalta varoitettiin rajautumasta vain SÄHKE2-mukaiseen aineistoon.
   
  Eniten epäilyjä ja vastustusta herättivät seuraavat asiat:
• Tietoturvaa
• Organisaatiot ovat eri tilanteessa ja vaiheessa sähköisen arkistoinnin suhteen, jolloin SAPA-palvelun hyötyjen ja vaikutusten arviointi ei ole helppoa.
• Tutkimuskäyttöä ei ole kuvattu tai mietitty.
• SAPA-kehityksellä on syytä olla kiinteä yhteys VAHVA-hankkeeseen ja siinä tehtäviin ratkaisuihin.
• Arkkitehtuurissa ei ole kuvattu integraatioita eikä rajapintoja (erilaiset aineiston syntylähteitä).
• Käyttöönoton aikataulu on liian optimistinen.
• SAPA-palveluun siirtymiseen tarvitaan pitkä siirtymäaika, jotta lähdejärjestelmien muutoksiin voidaan varautua.
• Neuvottelukunnan roolia on syytä laajentaa myös asianhallintaan, sillä pysyvä arkisto ja tutkimus vain yksi tulokulma tähän kokonaisuuteen.
• Kohdealue mutta mandaatti puuttuu.
• Kuvauksissa ei ole selvästi määritelty keskeisiä käsitteitä kuten määräaikainen, pitkäaikainen ja pysyvä arkistointi.
   

Palautteen perusteella tehdyt merkittävimmät muutokset
Palautteen perusteella työryhmä päätti, ettei lausunnoilla ollutta toimenpide-ehdotusta muokata vaan laaditaan uusi ehdotus-dokumentti. Näin halutaan tiivistää ja kirkastaa työryhmän viestiä. Arkkitehtuurikuvausta muokataan ja sitä lyhennetään selvästi.
 
Lausunnoilla olleen ehdotuksen keskeinen ajatus oli, että aineiston omistajuus säilyy palvelun käyttäjällä vaikka itse aineisto olisikin arkistolaitoksen tuottamassa SAPA-palvelussa. Näin aineiston omistaja joutuuu järjestämään tietopalvelun, mikä voi aiheuttaa kustannuksia. Ehdotukseen on lisätty mahdollisuus siirtää myös aineiston omistajuus ja tietopalvelu sopimuksella SAPA-palvelun tuottajalle.
 
Skenaarioiden ja vaiheiden selventämiseksi skenaario I on  nimetty uudelleen KDK-PASin laajennukseksi.
 
Lausuntojen perusteella työryhmä ehdottaa seuraavia välittömiä jatkotoimia:

• Laaditaan suunnitelma ja kustannusarvio KDK-PASin laajentamiseksi pysyvästi säilytettävän asiakirja-aineiston säilyttämiseen.
• Selvitetään julkisen hallinnon sähköisen arkistoinnin nykytila, laajuus, käyttötavat ja kustannukset.
• Laaditaan tietoturvaselvitys, josta selviää eri aineistojen ja niiden säilytystapojen tietoturvavaatimukset.
• JUHTAan alaisuuteen perustettaan asianhallinnan ja arkistoinnin kohdealue
• VM ja OKM selvittävät yhdessä ohjaus- ja säädösvastuut.

 
Näiden lisäksi palautteen perusteella löytyi useita aiheita, joita on syytä selvittää edelleen SAPA-työryhmän toimikauden jälkeen. Tällöisiä asioita ovat mm.:

• Miten rakenteisen tiedon hallinta ja arkistointi eroaa asiakirjallisen tiedon hallinnasta? Miten rakenteinen tieto tulisi ottaa huomioon asianhallinnan ja arkistoinnin suunnittelussa?
• Aineistojen laaja hyödyntäminen, etsiminen ja käyttö. Miten arkistoa voisi käyttää esim. massadatana. Millä ehdoin ja edellytyksin aineiston omistajuuden siirto olisi mahdollista?
• Ydintietojen ja master datan arkistointi
• Kansainväliset standardit ja referenssit